第一条 为了使上海计生所公文处理规范化，提高工作效率和质量，根据国务所国发【2000】23号文《国家行政机关公文处理办法》，结合本所实际工作，特制定本办法。
        第二条 公文处理必须做到准确、及时和安全。所级公文，由所办公室统一收发、分办、传递、用印、归档。
        第三条 公文处理必须严格执行有关保密制度，确保国家秘密和所工作秘密的安全。
        第四条 公文的种类
        1、决定
        对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属单位或部门不适当的决定事项。
        2、通告
        公布应当普遍遵守或者周知的事项。
        3、通知
        批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位或部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
        4、通报
        表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
        5、报告
        向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
        6、请示
        向上级机关请求指示、批准。
        7、批复
        答复下级单位或部门请示事项。
        8、意见
        对重要问题提出见解和处理办法。
        9、函
        不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
        10、会议纪要
        记载、传达会议情况和议定事项。
        第五条 公文格式
        所公文由所办公室统一核发。各部门不得以部门名义直接对外行文，但可以便函形式对外联系。
        公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
        1、秘密等级，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明分数序号。
        2、紧急程度，紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
        3、发文机关标识，由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成，如“上海计生所文件”；联合行文主办机关排列在前。    
        4、发文字号，应包括发文单位代字、年份、序号，如沪科计生所〔2012〕1号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
        5、上行文应当注明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
        6、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
        7、主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
        8、附件，公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
        9、公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
        10、成文日期，以所领导签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
        11、附注，公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
        12、主题词，公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
        13、抄送机关是指除主体机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
        公文中各组成部分的标识规则，参照GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
        公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
        第六条 行文规则
        1、在行政机关公文中，不应有向党的组织作指示、布置任务、请示事项内容，如公文内容有涉及党的工作的，应与党的组织联合行文。
        2、凡属于所职权范围内可以解决或可与其它单位协商解决的事项，应主动解决或协商解决，不要请求上级机关；可以自行下达或可与其它部门联合下达的公文，不要报请上级机关批准。
        3、凡涉及几个部门的问题，在与有关部门尚未取得一致意见之前，一律不得各自向下级行文。
        4、向上级机关请示的事项，如涉及其他单位或部门的，应与这些单位和部门充分协商，尽可能取得一致意见后再上报；经过反复协商仍不能取得一致意见的，应在向上级机关的请示中如实写明各自不同观点，以便上级机关裁决。
        5、行文请示不得越级，因特殊情况，必须越级行文时，应抄送越过的机关，并在文中写明越级的理由。
        6、向上级机关的请示一般应主送一个机关，不得多头主报，不得同时抄送下级部门。请示不要以个人的名义上报，也不要直接送领导者个人。向主管部门的请示，不要“并报”上级政府。
        7、“请示”和“报告”不得混用，报告中不应夹入请示事项，请示应“一文一事”。
        8、行文应当确有必要，注重效用。凡能通过当面协商、电话联系等方式解决的简单问题，不得行文。对下级的请示，如不必用正式文件批复的，可采取复印或抄告领导同志批示等方式答复来文单位或部门。
        9、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
        第七条 发文办理（或发文程序）
        发文办理指以所名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。
        1、草拟公文应做到：
        （1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
        （2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
        （3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
        （4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
        （5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
        （6）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“(一)”，第三层为“1. ”，第四层为“(1)”。
        （7）应当使用国家法定计量单位。
        （8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
        （9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
        2、公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。已经办公室审核的公文，由办公室按公文的签发权限送所领导签发。
        3、以所名义制发的上行文，由所长签发；以所名义制发的下行文或平行文，根据职责可由所长或分管所领导签发。    
        4、公文正式印制前，文秘人员应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
        经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
        5、公文印制后，根据主送单位分发，并做好登记和签收。
        第八条 收文办理
        1、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、批办、承办、催办等程序。
        2、文秘人员对收到公文进行登记、填写《上海计生所收文处理单》，并及时送办公室负责人，由办公室负责人提出拟办意见送所领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
        3、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的文秘人员并说明理由。
        4、收到上级机关下发或交办的公文，由办公室负责人提出拟办意见，送所领导指示后办理。
        5、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请所领导协调或决定。
        6、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
        7、送所领导批示或者交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
        第九条 公文归档
        公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和所部有关规定，进行及时整顿(立卷)、归档。
        第十条 公文管理
        公文由办公室文秘人员或指定专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
        销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。
        第十一条 本办法适用于上海计生所所部及直属非独立法人机构行政公文，党委文件执行中共中央办公厅有关文件精神。
        第十二条 本办法由上海计生所办公室负责解释。
        第十三条 本办法自发布之日起执行。